TROUVEZ
L'EMPLOI QUE VOUS MÉRITEZ

Institut de technologie agroalimentaire du Québec
3230 RUE SICOTTE
Adjointe à la direction et chargée de projets
Agroalimentaire

DESCRIPTION DU POSTE

Salaire : De 54 413$ à 62 553$ selon l'expérience
Type de poste : Temps plein
Vous désirez travailler dans un milieu dynamique en constante évolution? L’Institut de technologie agroalimentaire du Québec (ITAQ) est un chef de file en enseignement de l’agroalimentaire. Il offre des programmes de formation qui conduisent à des diplômes d’études collégiales et à des attestations d’études collégiales dans les domaines agricole, horticole, alimentaire et équin, de même qu’un service de formation continue dans ces secteurs d’activités. L’ITAQ est constitué de deux campus; un à La Pocatière et l’autre à Saint-Hyacinthe. Plus de 300 personnes travaillent à l’Institut avec un projet commun, celui d’offrir au Québec une main-d’œuvre suffisante et qualifiée permettant de soutenir le développement de l’industrie agroalimentaire. L’ITAQ offre une large possibilité de carrières dans un environnement stimulant où le personnel s'engage fièrement et activement dans la réussite éducative de sa clientèle étudiante. Vous y côtoierez des gens passionnés, des professionnels chevronnés et des professeurs dévoués. En vous joignant à notre équipe, vous contribuez vous aussi à former une relève qui façonnera un monde à son image. AVANTAGES : Augmentations annuelles Quatre (4) semaines de vacances après 1 an Banque de dix (10) jours de maladie par an Régime de retraite à prestations déterminées Programme avantageux d’assurances collectives Programme de formation et de développement Relevant de la directrice générale, votre rôle sera de soutenir administrativement cette dernière dans toutes les opérations et processus découlant de la direction générale. Vous collaborez donc à plusieurs mandats et dossiers variés. Quelques attributions et caractéristiques Organisation administrative des dossiers et des activités du bureau de la directrice générale et soutien administratif Prendre connaissance de la correspondance reçue, déterminer les priorités et entreprendre les démarches permettant de donner suite aux demandes formulées et préparer les projets de réponses; Planifier et organiser les rencontres et réunions avec les partenaires internes et externes et en prévoir la logistique; Produire différents documents, en effectuer la révision linguistique et assurer la qualité des documents; Gérer l’agenda de la directrice générale (suivi de rencontres, conflits d’horaire), évaluer la pertinence des demandes de rencontres et faire les recommandations à la directrice générale; Gérer les appels téléphoniques de la directrice et acheminer ceux-ci auprès des personnes concernées; Préparer tous les dossiers des rencontres et effectuer les démarches et les recherches nécessaires pour compléter ceux-ci; Organiser la logistique des voyages et déplacements de la directrice générale (transport, hébergement), effectuer les réservations et les réclamations des frais de voyages; Gérer l’ensemble des dossiers de la directrice générale en établissant des mécanismes de suivi, en effectuant des recherches d’informations pour documenter les dossiers au besoin; Faire la mise à jour de tableaux, listes et autres documents; Procéder au classement des dossiers à la fin du processus; Fait le suivi des contrats de la direction générale, s’assure du respect des échéanciers; Fait le suivi des différentes ententes qui sont sou la responsabilité de la direction générale;  Fait le suivi de l’assiduité du personnel relevant de la directrice générale; Coordination du comité de direction, conseil d’administration, etc. Planifier le calendrier des rencontres du comité de direction; Évaluer, et statuer, sous la supervision de la directrice générale, des dossiers à traiter pour chaque réunion; Produire l’ordre du jour de chaque réunion en effectuant une coordination avec les unités administratives; Organiser les rencontres en s’assurant que les dossiers déposés sont complets et prêts pour chaque rencontre; Prendre les notes de chaque réunion et rédiger le compte rendu; Développer des outils de présentation et de suivi des dossiers, afin de s’assurer du bon fonctionnement du comité de direction. Coordination de projets et de mandats spéciaux Assister la directrice générale dans certains mandats et projets spéciaux : Monter des dossiers, produire des présentations et des rapports; Cerner et évaluer les enjeux internes et externes pouvant avoir une incidence sur l’ITAQ. En informer la directrice générale en soumettant des propositions pour prendre en compte ces enjeux ; Organiser et participer à divers événements. Soutien aux agentes de secrétariat des différentes directions Coordonner le travail des agentes de secrétariat responsables de l’accueil; Produire des documents de références pour uniformiser le travail; Conseiller le personnel de secrétariat sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

EXIGENCES SPÉCIFIQUES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Un candidat peut aussi détenir un certificat d’études secondaires à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. ET Avoir au moins cinq années d’expérience en secrétariat/soutien administratif Être citoyen canadien, résident permanent ou détenir un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente. La scolarité requise selon les exigences citées pourrait être compensée par une autre scolarité pertinente ou de l’expérience pertinente. Profil recherché •Professionnalisme, diplomatie et excellent sens du service à la clientèle; •Être en mesure de travailler sous un minimum de supervision et d’établir ses priorités; •Bon jugement, esprit de synthèse et d’analyse •Grand sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément; •Excellente maîtrise du français, autant à l’oral qu’à l’écrit; •Initiative, proactivité et grande rigueur; •Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Teams)

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Cette opportunité d’emploi vous intéresse? L’ITAQ encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en faisant parvenir leur candidature à l’adresse suivante : EmploiEnLigne@itaq.ca au plus tard le 3 mai 2022. Pour chaque scolarité inscrite sur votre curriculum vitae, vous devez indiquer le nombre de crédits ou d’unités obtenus. Pour chaque expérience inscrite sur votre curriculum vitae, vous devez inscrire de façon exhaustive les tâches principales et habituelles, la date de début et de fin (mois et année) de cette expérience ainsi que le nombre d’heures travaillées par semaine. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

CRÉEZ-VOUS UN PROFIL AFIN DE POSTULER À CET OFFRE !